宛名・住所録・喪中対応の実務【失敗しない運用フロー】

「宛名ミス」「異動反映漏れ」「喪中への誤送」は信用を損ないます。ここでは最小手順で漏れを防ぐ運用フローを共有します。

1. 宛名レイアウトの原則

• 会社・部署＝「御中」、個人名＝「様」。併用しない。
• 役職は氏名の前に置く（例：営業本部長 山田太郎 様）。
• 法人格（株式会社/合同会社）は略さない。

2. 住所録フィールド設計（最短版）

推奨フィールド：
法人名／法人名かな／部署／役職／氏名／氏名かな／郵便番号／住所1／住所2／TEL／メール／敬称区分（様/御中）／喪中フラグ／最終更新日

CSVインポート時は、文字コード（UTF-8推奨）・全角半角の混在に注意。住所1＝都道府県〜番地、住所2＝ビル名等で分離。

3. 喪中・異動・退職の扱い

• 喪中：年賀状は送らない。松の内明け（1/8頃）〜2/4目安で寒中見舞い。
• 異動：肩書・部署・所在地を最新化。旧所属宛は避ける。
• 退職：個人宛の私信を避け、基本は会社代表・部署宛に戻す。

4. ワークフロー（チェック式）

1. 前年分住所録を複製→「今年版」を作成
2. 主要取引先から異動・移転情報を回収（メール一斉確認でも可）
3. 喪中・退職・休眠フラグを更新
4. 敬称区分（様/御中）を自動判定 or 目視で一括修正
5. 差出人データ（住所・TEL・URL）を最新化
6. テスト印刷→上司/法務チェック→本番発注

5. 宛名で起きやすいNG例

• （株）などの略号使用
• 部署＋様（御中にすべき）
• 旧社名・旧住所のまま送付

6. よくある質問

Q. 部署がわからないときは？
A. 会社代表宛（株式会社〇〇 御中）に戻すのが安全です。

Q. 代表者名で届いていた関係を担当者名に変える？
A. 変更前に先方の了承を。混在は避けます。

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